人事档案原则上不外借，如必须借出使用时，需出具单位组织部门或人事部门的介绍信，说明借档理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，借出时间本市不超过两周；外地不超过一个月。借阅人应对档案要妥善保管，不得转借他人或向他人透露档案内容，档案还回时应密封完好。目前可以办理档案外借的有以下几种情况：

（1）办理退休手续、工龄审定、补办保险借档需提供： ①委托存档单位介绍信； ②本人身份证；③委托他人代办需提供存档本人签字的委托书和经办人身份证原件，以及委托人和经办人身份证复印件。

（2）办理工作调动手续借档需提供： ①单位介绍信②国家机关、事业单位出具的商调函； ③本人身份证； ④委托他人代办需提供存档本人签字的委托书，委托人和经办人身份证原件及复印件。